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レンタルオフィスの入居方法を知りたい方必見!入居までの流れを教えます!

レンタルオフィスへの入居を検討されている方、はじめまして!
みなさんはレンタルオフィスに入居するまでの流れを把握していますか?把握していない場合は、実際に手続きをする際にもし急なトラブルがあったら対応できないかもしれませんよ!
みなさんにスムーズにレンタルオフィスに入居していただきたいので、今回はみなさんに「レンタルオフィスの入居方法」をご説明させていただきます。また、入居予定のレンタルオフィスを決めていない方のために、入居すべきレンタルオフィスのポイントもご紹介させていただきますので、あわせてごらんください!

あなたが入居すべきレンタルオフィスの
基本的なポイントとは?

みなさんはレンタルオフィスに何を求めますか?
「机と椅子があればそれだけでいい」という方がいれば、
「まわりの音が気になるから完全な個室がいい」という方もいるでしょう。
現在、レンタルオフィスは様々な種類があり、人それぞれに合ったレンタルオフィスがあるので、まずはレンタルオフィスに入居する際の基本的なメリットをご紹介させていただき、そのあとで「入居すべきレンタルオフィス」の基本的なポイントをご紹介いたします。

レンタルオフィスに入居した場合の
基本的なメリットとは?

ではまず、レンタルオフィスを利用する場合のメリットをご説明いたします。

賃貸オフィスに入居するよりも費用が掛からない

一般的に不動産にあるような賃貸型のオフィスに比べ、レンタルオフィスはビジネスをスタートさせるまでのコストを何十分の一にも抑えることができます。例えば、レンタルオフィスならば敷金礼金で10何万円もかかることはほとんどありません。

ネット環境やオフィス家具がはじめから備わっている

ビジネスを始めるためには、最低限でも机や椅子、またパソコンを使うためネット環境が備わってないといけませんよね。複数で一緒に仕事をしたい場合は「自分の家で…」というわけにもいかないので、すでに最低限の設備や環境が整っているレンタルオフィスはうってつけです。

会議室・フロントなど、小規模な会社では
用意できないサービスも利用できる

会社が成長するにつれて、必要になるものは増えていきます。例えば取引先を招いて打ち合わせをする際には会議室やプロジェクターなどが必要になりますが、それらを自前で用意するには莫大なコストがかかってしまいますよね。しかし、レンタルオフィスならば必要なときに必要な時間だけ会議室やプロジェクターをレンタルすることができるのです。また「1日〇〇時間まで会議室無料」というレンタルオフィスもありますので、事前にチェックしておくといいですね。

あなたが入居すべきレンタルオフィスの
基本的なポイントとは?

メリットを踏まえたうえで、あなたにおすすめできるレンタルオフィスのポイントをご紹介いたします。

料金が高くないレンタルオフィス

なぜ「料金が安い」ではないのかというと、「業界最安値!」などと売り出している利用料が極端に安いオフィスだと、机と椅子が置いてあるだけのまるで図書館のようなオフィスの場合があるからです。本当に優れたレンタルオフィスは設備やサービスに力を入れているため利用料を極端に安くすることはできません。利用料の安さに釣られないようにしましょう。

サービスの種類が豊富なレンタルオフィス

前述のように、極端に安いレンタルオフィスなどはサービスの内容が乏しい場合が多いです。料金も大事ですが会議室などの設備がなければ元も子もないので、どんなサービスを扱っているのかオプション内容などを事前に確認しておきましょう。

アクセスのいいレンタルオフィス

アクセスのいい立地のオフィスは、賃貸の場合はすでに埋まっている家賃が高いなど手が出ないものです。しかし、レンタルオフィスの場合はアクセスのいいオフィスでもある程度費用を抑えて利用ができるので、「アクセスのよさ」はレンタルオフィスだからこそ味わえる特権なのです。

レンタルオフィスに入居するまでの
流れをご説明します!

では、実際にレンタルオフィスに入居するまでの主な流れ、入居方法をご説明いたします。ちなみに、すべてのレンタルオフィスが同じ入居方法というわけではないので、あくまで参考程度にご覧ください。

①電話・メールで問い合わせ

まずあなたが「いいな」と思ったレンタルオフィスを見つけましょう。(もし迷った場合は前章のポイントなどを頭に入れておくとよいでしょう)
そして、電話・メールから内覧予約を含め問い合わせをします。その際は、実際にそのオフィスを利用した際に受付業務を担う方の対応などを見ることができるかもしれないため、電話での問い合わせをお勧めいたします。(フリーダイアルを用意している会社は、お客様のことを考えている「いい会社」かもしれません)

②内覧・見学

問い合わせから内覧予約ができたら、実際にどのようなオフィスなのかを見学に行きましょう。HPはその会社のいいところだけしか載せないので、実際に行ってみないとわからないことはたくさんあります。例えばうるさい人迷惑な人がいないかなど、どんな人が利用しているのかも見ておくといいでしょう。
また、スタッフなどの対応もチェックしておきましょう。コスト面なども含めあなたの希望する条件をしっかり考慮してくれるかなどはとても大事です。逆にスタッフもあなたのことをチェックしているかもしれません。あまりにも態度が悪いと「ほかの入居者様に迷惑をかけそうだな…」と思われかねないため、失礼のないようにしましょう。

③入居申し込み

内覧などを経て「いきたい!」と思えるレンタルオフィスがあれば、それはあなたに合ったオフィスと言えるでしょう。実際に入居するための申し込み書類をまとめましょう。書類は法人の場合個人の場合で変わることがあります。
法人の場合は登記簿謄本印鑑証明書代表者の身分証明書などが必要になり、個人の場合は住民票事業内容書第三者の身分証明書などが必要になるでしょう。

④審査

申し込みを済ませたら、審査が待っています。しかし、審査と言っても難しいものではありません。たいていは書類での審査と簡単な面接のみになります。面接の内容はおもに「あなたの会社はどのような会社か」「どのような事業をしているのか」などです。レンタルオフィスと言えどもお金はかかるのでそれを最低限払えるのかどうかを見られます。
また風俗業や反社会的勢力と関わりのある事業を扱っている場合はレンタルオフィス会社や入居者に悪影響を及ぼす可能性が高いため断られます。クレームが多く発生するような事業の場合も同様です。また逆に言うと、入会審査が一切ないオフィスは迷惑行為をする人がいる可能性があるため、そちらも注意しましょう。

⑤契約書・契約金を用意

入会審査をクリアしたら、いよいよ契約書をまとめ契約金を払います。契約書は郵送で、契約金は振り込みなどで対応する形になるかと思います。ただ、あなたが遠方からやってきたのに手渡しでのやり取りのみしか対応してくれないとなったら大変ですので、それらも柔軟に対応してくれるかどうかをチェックしておくといいでしょう。内覧の際に聞いておくのも一つの手ですね。

⑥入居

それらも問題なくクリアすれば、いよいよ入居作業に入ります。持ち込む荷物なども事前にまとめておき、そのオフィスに入りきるかどうかを事前に確認しておきましょう。オプションでロッカーを利用できるレンタルオフィスもありますが、あまり多くのものを持ち込まず、必要最低限にとどめておくと無駄なコストがかからないでしょう。

最後に

最後までご覧いただき誠にありがとうございました。
入居までのイメージはなんとなくでもつかんでいただけましたか?この記事を読んで、みなさんがスムーズにレンタルオフィスに入居できることを私は心から願っております。