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レンタルオフィストラブル大百科!こんなトラブルがあなたを待っている。。。

レンタルオフィスとは、コストを抑えてビジネスをスタートすることができる革新的なサービスです。
この記事をごらんのみなさまの中には、起業したばかりで右も左もわからない、という方もいらっしゃるでしょう。そんな中でレンタルオフィスはそんな方々をサポートしてくれるサービスを多く備えています。

しかし一方で決まり事も多いため、はじめはトラブルに巻き込まれることやあなた自身がトラブルを招いてしまうこともあるかもしれません。
そうならないために、レンタルオフィスを利用するうえで起こりうるトラブルとその対処法を時系列ごとにまとめましたので、レンタルオフィスを利用する前にぜひ一度最後までごらんになってください。

「こんなことがあるのか…。」と、今後みなさまのためになる情報を頭に入れておくことができるかと思います。

レンタルオフィスに関する、よくあるトラブルとその対処法【契約前編】

ではまず、契約する前に起こりうるレンタルオフィスに関するトラブルと対処法をご紹介いたします。

【case1】見学したら、HPで見たオフィスの雰囲気とまったく違った…

HPに載っている写真などを見て好印象だったレンタルオフィスがあれば、契約前に内覧に行くかと思います。しかし「実際に行ってみるとHPで見た雰囲気とまったく違い落胆した」という見学者の声は少なくありません。
そもそもHPに載せる写真はそのオフィスの一番綺麗なところだったり一番自信のあるところのみを切り取ったパターンであることが多いです。ですので、決してHPの写真や雰囲気だけで決めてはいけません。
対処法として、「とても雰囲気がいいオフィスです」という旨の口コミが多くあるかどうかを見ておくとよいでしょう。実際に利用している人の声は最も信頼できる情報です。

【case2】法人登記ができない!?

基本的にレンタルオフィスはどこも法人登記が可能です。
しかし、ごくまれにそのレンタルオフィスが入っているビルのオーナーが「このビルを法人所在地として使うのはやめてください」というパターンがありますので注意しましょう。こちらは事前に内覧などの際にスタッフの方に法人登記が可能かを確認しておくとよいでしょう。

【case3】強引に様々なプランやオプションを勧められた…

そのレンタルオフィスが様々なサービスを扱っていたら、それは素晴らしいことです。しかし、それらの大半は別途料金がかかる「オプション」という位置づけになります。一番大事なのは「あなたの予算内におさまり、その中で最良のオフィスを見つける」ことです。
あなたの懐事情をわきまえず強引に空いているプランを勧めてくるような会社はあなたのビジネスの発展を度外視しているということですので、残念ですが諦めましょう。ちなみに、外資系のレンタルオフィスは強引に勧めてくる可能性がやや高いとのことです。

【case4】レンタルオフィス入居認可が得られなかった…

レンタルオフィスの利用を断られる場合があります。それは、「ビル・レンタルオフィス会社・オフィス入居者に迷惑をかける可能性がある事業」を扱っている場合です。
例えば風俗や反社会的勢力とつながりがある事業を扱っている会社は大抵のレンタルオフィスで断られますので、レンタルオフィス利用は諦めましょう。
また、業種的にレンタルオフィスに向いていない派遣業古物商なども場所によっては断られますので、事前に確認しておくとよいでしょう。

レンタルオフィスに関する、よくあるトラブルとその対処法【契約後編】

では次に、契約した後で起こりうるレンタルオフィスに関するトラブルと対処法をご紹介いたします。

【case1】銀行口座を開設できない!?

近頃、マネーロンダリング関連の規制強化や詐欺の撲滅のため、あなたの本店が法人としてちゃんと活動しているかを銀行が確認しないと、あなたに口座を開いてくれない可能性があります。
ですので、HPや会社資料などで本店の所在地を示しているかどうかなど銀行に提示できる証拠を必ず作っておき、必要な書類もまとめるなど準備をしておくとよいでしょう。

【case2】ビルのオーナーが変わった!?

そのレンタルオフィスが入っているビルのオーナーが変わると、今までOKだったことがNGになってしまうことがあります。また、そのビルが競売にかけられた場合は、敷金などは守られないことがあるため注意しなければいけないのです。
契約前に「このビルはオーナーが頻繁に変わるか、変わったら何か保証してくれるのか」などを聞いておきましょう。また、ビルのオーナーが変わってもさほど影響のない契約を交わすため、契約書はしっかりと読んでおきましょう。

【case3】故意じゃないのに、又貸しと判断された…

又貸しとは、現在借りているものを第三者に貸してしまうことを言います。基準はオフィスごとに若干変わるかもしれませんが、例えばオフィスの一部分を取引相手のための荷物管理や在庫管理に利用しただけでも又貸しと判断されてしまう場合があります。又貸しの基準を事前に聞いておくとトラブルになりにくいでしょう。

【case4】窓ガラスなどに広告ポスターを貼ったら注意された

例えば運よく窓際の部屋に入居することができた際、窓に自社の広告ポスターなどを貼るだけでも注意されてしまうことがあります。
ビルのオーナーやレンタルオフィス会社の中には快く思わない方もいますので、貼る前に必ずOKかどうか確認しておきましょう。

【case5】郵便物などの受取が遅れてしまった…

レンタルオフィスの中には「郵便物の転送サービス」を行ってくれるところがあります。しかし、中にはその対応が甘く転送に時間がかかってしまうことがあります。
その郵便物がもし急いで対応しなければいけないものだったらと考えると、こちらも事前に「郵便物の転送はどれくらい時間がかかりますか?」と聞いておくことをお勧めいたします。

レンタルオフィスに関する、よくあるトラブルとその対処法【利用者同士編】

続いて、入居した後にオフィス利用者同士の間で起こりうるトラブルとその対処法をご紹介いたします。

【case1】まわりの話し声がうるさくて集中できない!!

レンタルオフィスの部屋のタイプは様々ありますが、「個室」と言いながら天井が空いている場合は多々あります。そうなるとまわりの音が丸聞こえになってしまいます。
レンタルオフィスは共有の場なのである程度の話し声は仕方ないですが、度を超えてうるさい人がいたらそれはマナー違反ですので、運営スタッフにその旨を話し、注意してもらいましょう。直接言うのは新たなトラブルに発展しかねないので、避けましょう。

【case2】勝手に空調を操作する人がいて迷惑!!

天井が空いているレンタルオフィスで起こりうるもう一つのトラブルは「空調」です。エアコンが決まった場所にしかなく、そこから遠くにいる人は温度を過度に設定してしまいがちです。
内覧の際はエアコンがどこにあるかなどもチェックしておき、なるべく自分に合ったタイプの部屋を選びましょう。

【case3】会議室などの共有スペースが使えない!

会議室などを利用できるのはレンタルオフィスのメリットですが、基本的にそれらには時間制限があり、なるべく入居者全員が公平に使えるようになっています。
しかし、まれにその時間制限を守らずに占領している入居者がいる場合がありますので、こちらも運営スタッフにその旨を話し、注意してもらいましょう。

【case4】喫煙スペースじゃないところでタバコを吸っちゃった…

レンタルオフィスには喫煙スペースが設けられている場合がありますので、どこにあるのか事前に確認しておきましょう。タバコのにおいを極端に嫌う人が近くにいるかもしれないので、最低限のマナーとして喫煙スペース以外での喫煙は控えましょう。

【case5】取引先の情報などが漏れた…

取引先の情報は最も丁重に扱わなければいけませんが、共有の場であるレンタルオフィスでは漏れてしまう確率はどうしても高くなってしまいます。
漏れないために必ず大事な電話は聞こえない場所でする・部屋の鍵をかける・会議室を利用した後は忘れ物がないか入念にチェックをする、など管理を徹底しましょう。

レンタルオフィスに関する、よくあるトラブルとその対処法【解約編】

最後に、オフィスを解約する際に起こりうるトラブルとその対処法をご紹介いたします。

【case1】契約期間に届かず、余計な解約金がかかってしまった

事前に決めた契約期間を守らないと、解約金が別途発生する場合があります。
しかし、事業が発展するタイミングなどが予測できない以上、レンタルオフィスは基本的に契約期間を満了できるものではないと考えておいた方がよいでしょう。
なので、最低契約期間が短いオフィスを選びその都度更新していけば、余計な解約金がかからずに済みます。

【case2】原状回復義務の費用が予想より多くかかった

解約しオフィスを出ていく際、例えば壁を傷つけてしまったらそれを修復するための費用を払わなければいけませんが、ごくまれに自分と直接関係のない工事費用(ビルの改修など)なども払わなければいけない契約が盛り込まれている場合があります。契約書などをよく読み事前に原状回復義務の範囲を聞いておくとよいでしょう。

最後に

最後までご覧いただきありがとうございました。

レンタルオフィスに関するトラブルについてご覧いただきましたが、レンタルオフィスは複数の他人と共有する場所であるため、上記以外のトラブルが起こる可能性は十分にあります。なので、何か困ったことがあった際は必ず運営スタッフに問い合わせましょう。そして、みなさんが無事にビジネスを発展されることを、私は心から願っています。